北京大学医学部发文处理办法

　　第一章总则

　　第一条为使医学部的发文处理工作规范化、制度化、科学化，提高发文处理工作

　　的质量和效率，根据《国家行政机关公文处理办法》和医学部的实际情况，制定本办法。

　　第二条北京大学医学部发文处理办法是指以医学部、医学部党委名义制发公文的

　　过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、分发等程序（流程图见附录一）。

　　第二章草拟

　　第三条草拟公文是指按照公文办理意图起草公文初稿的过程。

　　第四条草拟公文的一般程序是：

　　（一）主办部门领导向拟稿人交代清楚行文意图、行文依据、主要事由和有关要求。

　　（二）拟稿人根据部门领导的要求拟制公文标题、正文、附件以及需要说明的相关

　　资料。

　　（三）拟稿人填写北京大学医学部发文稿纸，写明主抄送单位、拟稿人单位姓名、

　　公文标题和附件，再由主办部门领导核稿、签字并确定是否主动公开发布。

　　第五条草拟公文的基本要求是：

　　（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文部门意图。如提

　　出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。

　　（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，用词规范，

　　文字精练，标点准确，篇幅力求简短。

　　（三）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引

　　用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

　　（四）公文中的结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1

　　．”，第四层为“(1)”。

　　（五）使用国家法定计量单位。

　　（六）文内使用非规范化的简称，应当先用全称并同时注明简称。使用国际组织外

　　文名称或缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

　　（七）公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略词、

　　具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

　　第六条主办部门起草的公文，涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应主动

　　与其他有关职能部门协商、会签。会签单位应积极配合，及时会签。

　　会签时，应主要对涉及本单位业务的内容进行审核。主办部门应对会签部门的意见

　　认真研究。一般情况下，对会签的公文，会签部门如无不同意见，由部门负责人签署姓名

　　和日期；如有不同意见，应当提出书面会签意见，经会签部门负责人签字后送主办部门。

　　对有分歧意见无法协商解决的，可由主办部门将分歧意见列出，连同文稿一并送医学部两

　　办协调。

　　第三章审核

　　第七条医学部所有以“医学部”、“医学部党委”名义的发文，在送部领导签发前，

　　须经医学部两办文秘室审核。

　　审核的重点是：

　　（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确；

　　（二）内容是否符合国家法律法规和党的理论路线方针政策；是否完整准确体现发

　　文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行；

　　（三）涉及其他单位职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

　　（四）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文

　　等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

　　（五）其他内容是否符合公文起草的有关要求。

　　第八条核稿人员可以对文稿进行修改或提出修改意见后退主办单位修改。

　　第四章签发

　　第九条根据主办部门及文件内容，由主管领导签发。业务性的专项问题，由主管

　　该项工作的副主任或副书记审核签发。涉及综合性工作或重大问题，须经医学部部务办公

　　会讨论决定，由医学部主任或书记签发。

　　（一）凡需要以医学部法人身份签署的文件，须先经主管副主任签阅后，由两办主

　　任交由医学部主任签发。

　　（二）以医学部名义正式上报北京大学、卫生部、教育部等上级部门的请示、报告，

　　由分管副主任审核后，签发上报（凡内容涉及到两个部门以上的均要事前会签）；以医学

　　部党委名义上报的公文，由分管的副书记审核后，由党委书记签发。上报公文中凡涉及重

　　大问题的，须经医学部部务办公会讨论。

　　（三）以医学部或医学部党委名义下发的文件，由主管副主任或副书记审核签发，

　　其中凡涉及到全医学部工作的，必须经医学部部务会议讨论后，由主管副主任和书记签发。

　　（四）医学部内各单位报请医学部审批的公文，统一经医学部两办按公文运转程序

　　审核后呈送主管部领导审批；个别紧急或重大事项的请示、报告按急文办理。其中，凡涉

　　及重大事务的，须报医学部主任审批。

　　第十条以两办名义制发的公文，由两办主任签发，或者授权副主任签发。

　　第五章复核

　　第十一条文秘室应当在公文正式印制和发出前进行复核。复核的重点是：审批、

　　签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。不符合要求的公文，不

　　予缮印和发出。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应当由两办负责人复审后，征得签

　　发人同意。

　　第十二条公文签发后，文秘室复核时，文秘室应当对所发公文的份数、编号及发

　　往单位、日期、文号、标题、密级、附件和封发情况等进行登记。

　　（一）确定公文是否编号。凡涉及医学部改革、发展和稳定，关系教职工切身利益

　　等重大事项的决策，医学部范围内的重要干部任免以及重要项目的安排，经部领导批示后，

　　文件都需要编号。发文字号包括机关代字、年份、序号。比如，北医（2009）部教字7号，

　　代表医学部教育处2009年以医学部名义下发的第7号公文。（机关代码见附录二）

　　（二）确定公文缓急程度。医学部各单位报送医学部审批、签发的公文，一律不得

　　自行加盖“急件”、“特急件”标记。文件审签的缓、急程度，由医学部两办文秘办公室

　　请示领导后统一掌握，并根据需要加“急件”、“特急件”等。

　　第六章缮印

　　第十三条对完成拟制程序的公文，由主办部门提供拟缮印的公文电子版，由文秘

　　室按照规定的标准格式统一缮印。缮印时要注意以下几点：

　　（一）缮印文件以负责人签发的原稿为依据，不得改动。

　　（二）印制的版面、格式符合规定。医学部发文格式是：公文标题用四号黑体字，

　　可一行或多行居中排布，回行时，要注意词意完整，排列对称，间距恰当；正文用四号宋

　　体字；行距固定值24磅；首页空3行。

　　（三）字迹清晰，页面整洁美观。

　　第七章用印

　　第十四条印制成正式文本的公文，由文秘室统一加盖印章。

　　第十五条以医学部名义印发的公文，加盖“北京大学医学部”印章，以医学部党

　　委名义印发的公文，加盖“中共北京大学医学部委员会”印章。以医学部和医学部党委联

　　合发文，加盖“北京大学医学部”和“中共北京大学医学部委员会”。

　　第十六条编号公文中有四份加盖公章，其中两份由文秘室存档，两份交由主办部

　　门存档。不编号的公文，每份都需要加盖公章，其中两份由文秘室存档。

　　第八章分发

　　第十七条印制成的公文由文秘室按主送、抄送去向分别装订（封）和发出。装封

　　时应注意以下几点：

　　（一）清点公文份数。

　　（二）对发送范围、密级、时限、有无附件、是否用印等逐项检查，准确无误后再装封。

　　（三）收件部门的名称、地址、邮编要书写准确、清晰。

　　（四）对于急件、密件，要在信封上加盖“急件”、“密件”戳记并进行登记。

　　第十八条根据《中华人民共和国政府信息公开条例》以及公文文种与主动公开政

　　府信息的关系说明，经分管部领导和主办部门确认，文秘室根据公文文种和内容，确定公

　　文是否主动公开发布。

　　周知性、普发性的公文形成后直接列入主动公开范围，主要文种有公告、通告；属

　　于在一定范围内发布的公文，需要师生员工知晓或者参与的，列入可主动公开或依申请公

　　开范围，主要文种有决定、通知、批复、通报、意见、会议纪要；属于医学部内部工作信

　　息的公文列入依申请公开和不予公开的范围，主要文种：报告、函；医学部内部公文如上

　　行文或平行文等不予公开，主要文种有：请示、函。

　　凡确认主动公开发布的公文，同正式印发的公文具有同等效力，一律在医学部主页